Maufinet Castellares Jean Paul
Abogado bilingüe especializado en compliance y derecho empresarial. Máster en Derecho (LL.M.) en Duke University, con especialización en Derecho Empresarial. Actualmente, trabajo como Oficial de Ética y Cumplimiento en OHLA, grupo global de infraestructuras, y profesor y coordinador del curso de Compliance en la Universidad de Lima.
Al escuchar el término “programa de cumplimiento”, solemos asociarlo con grandes compañías. Una trasnacional con facturación multimillonaria, un área legal más numerosa que un equipo de fútbol y múltiples directores independientes. Estas megacorporaciones, que suelen además cotizar en bolsa, cuentan con extensos programas de cumplimiento y un oficial de cumplimiento a dedicación exclusiva, quien en muchos casos tiene un equipo a su cargo. Poseen una reputación sólida en el mercado, construida en décadas de operación, y altos presupuestos para sus áreas legales, de cumplimiento y de auditoría interna.
Esta asociación mental casi inmediata podría implicar que el cumplimiento corporativo es ajeno a la abrumadora mayoría del empresariado en Perú. Y es que, según cifras del Ministerio de la Producción, al cierre de 2022 el 99.4% de las empresas formales, inscritas en la SUNAT, eran micro y pequeñas empresas (MYPE). Estas compañías generaban el 61,4% del empleo formal en Perú, lo que nos dice que más de la mitad de los puestos de trabajo formales en el Perú son de micro y pequeñas empresas.
¿Es incompatible el compliance corporativo con estas empresas de menor tamaño, que cuentan con presupuestos acordes a su dimensión? ¿Existen acciones concretas que puede tomar cualquier compañía sin importar su tamaño? ¿Obtiene algún beneficio una MYPE implementando un programa de cumplimiento corporativo? Estas son preguntas que intentaré responder en el presente artículo.
Una de las frases más usadas en el mundo corporativo es “la reputación es el activo más importante de una compañía”. Empresas como Apple y Google son un claro ejemplo: sus clientes valoran mucho la reputación que han construido a lo largo de su trayectoria. Pocos comprarían un iPhone si este empezara a ser fabricado con componentes de baja calidad y se malograse con frecuencia. De la misma forma, los usuarios de Google disminuirían rápidamente si sus servidores de búsqueda comenzaran a fallar o a descargar virus informáticos. Ambas empresas gozan de una sólida reputación en el mercado, construida durante décadas de operaciones y relacionamiento exitoso con sus clientes.
Este fenómeno también ocurre en el mundo del compliance, aunque de forma menos perceptible. ¿Qué impacto tendría el que se descubra que Apple entregó sobornos a políticos de un país para obtener licencias de operación? ¿O con miras a pagar menos impuestos? Ello generaría una crisis reputacional severa en la compañía. El daño a la marca sería incluso mayor que si el último modelo de iPhone tuviese averías constantes, ya que no se trataría de una negligencia operativa (como puede ser el contratar a un proveedor de mala calidad) sino de un accionar corrupto doloso, voluntario.
Algunos podrían pensar que la reputación no es un activo en el mundo de las MYPE. Considero que estarían equivocados. Para las pequeñas empresas, en las que cada interacción con el cliente cuenta, una buena reputación genera confianza, atrae a nuevos consumidores y contribuye al éxito a largo plazo. Al contar con un pool limitado de clientes, las recomendaciones “boca a boca” son especialmente importantes, generando fidelidad y familiaridad. Es primordial gestionar proactivamente la reputación corporativa desde el inicio, ya que las etapas tempranas del negocio marcan la pauta de cómo se percibe la marca.
En ese sentido, el que una MYPE cuente con una cultura de cumplimiento robusta y la comunique asertivamente a sus clientes le brinda una gran ventaja comparativa frente a sus competidores. No por nada la corrupción es percibida por los peruanos como el principal problema en el desarrollo y el bienestar de nuestro país. Pues bien, ¿cómo generamos esta cultura de cumplimiento en una organización que cuenta con un presupuesto y una nómina reducidos? Propongo tres medidas concretas que se caracterizan por tener un costo mínimo para la organización.
La primera de ellas es uno de los pilares del compliance organizacional: el “tone at the top” o clima en la cima. Este concepto comprende el mensaje, la actitud y la imagen de integridad que la alta dirección transmite al resto de la organización. Implica que los líderes asuman (y demuestren) el compromiso de actuar no solo de acuerdo con la ley, sino siempre de forma ética, haciendo lo correcto. Un líder que aplica el tone at the top no se limita a exigirle al personal a su cargo que actúe correctamente, sino que predica con el ejemplo, transmitiendo que el actuar éticamente forma parte de la actividad principal de la empresa.
¿Cómo implementamos el tone at the top en una organización? En primer lugar, debemos asegurarnos de no tener como gerente, jefe o director a una persona con una ética cuestionable conocida. No es posible desarrollar una cultura de integridad en una organización si se tiene a un alto mando que no prioriza el actuar de forma ética en todo momento, o que solo se comporta íntegramente cuando todos lo ven. Si usted tiene contratado en su empresa a un alto mando con estas características, empiece a buscar su reemplazo, porque no podrá consolidar una ética organizacional ni mucho menos una reputación íntegra con líderes así.
Una práctica muy común en el mercado es solicitar certificados de antecedentes a los candidatos a puestos de trabajo antes de finalizar su contratación. Si un postulante tiene un buen perfil profesional para la posición, pero fue condenado en el pasado por algún delito de corrupción, su contratación supondrá un gran riesgo para la ética corporativa. Asimismo, una simple búsqueda en Google del candidato nos ayudará a verificar que este no tiene antecedentes de conductas contrarias a la ética. El historial de conducta es especialmente importante para posiciones de liderazgo por el tone at the top.
La segunda acción a realizar es identificar cuáles son los principales riesgos de cumplimiento de la empresa. Organizaciones de mayor tamaño ejecutan ello a través de una matriz de riesgos y controles, la cual suele ser elaborada por asesores externos y tener un costo elevado. Este documento determina los distintos riesgos inherentes a las actividades que ejecuta la empresa, e identifica los controles existentes en la organización para mitigarlos, proponiendo nuevas medidas de ser necesario.
Empresas más pequeñas pueden optar por una alternativa de menor costo y complejidad. Los propios empleados de la compañía suelen conocer los riesgos más significativos de las actividades específicas que ejecutan en su día a día. El tener reuniones con puestos clave de áreas como recursos humanos, contabilidad y compras permitirá identificar cuáles son estos riesgos críticos. Una vez sean delimitados, la empresa debe verificar con qué controles cuenta para mitigarlos, y establecer nuevos cuando encuentre deficiencias. Algunas medidas como las autorizaciones por doble firma y la inclusión de una cláusula anticorrupción en los contratos tienen un costo mínimo y se pueden implementar casi inmediatamente.
Por último, todo programa de cumplimiento corporativo está conformado por una serie de elementos: políticas, códigos, procedimientos, etc. Algunos programas tienen una gran extensión y otros solo unos cuantos componentes. Entre todos estos elementos, resaltan dos por su especial importancia. Son el ABC del corporate compliance, la columna vertebral de cualquier programa de cumplimiento corporativo efectivo. Y, además, resultan ser de fácil elaboración e implementación. Estoy hablando del Código de Ética y la Línea Ética.
El Código Ético describe los valores fundamentales de la organización que guían la toma de decisiones. Recoge los ideales a los que todos los colaboradores deben aspirar, como la honestidad y la integridad. Un buen Código transmite que la ética no implica solo cumplir las leyes, y que esta debe integrarse en las operaciones diarias de la compañía, en todos los niveles. Además, comunica que la conducta ética y el éxito financiero de la empresa a largo plazo son mutuamente dependientes.
Para darle mayor practicidad al Código de Ética, se pueden incorporar pautas concretas que deben considerar los empleados en sus funciones, así como conductas específicas prohibidas. Para ello, es útil el uso de ejemplos que ilustren cómo detectar y resolver dilemas éticos. El Código no debe ser muy extenso a efectos de facilitar su lectura, y para su redacción pueden servir como guía códigos de las compañías más grandes, publicados en sus páginas web.
Por otro lado, la Línea Ética es un canal que permite a los empleados de la organización y a cualquier tercero el informar sobre conductas no éticas o ilegales dentro de la compañía. Es la principal herramienta para controlar que la empresa y sus colaboradores actúen de forma ética y cumpliendo la ley. Permite reportar violaciones de cumplimiento, como delitos de corrupción y de lavado de dinero, así como conductas indebidas, tales como conflictos de intereses, discriminación, acoso, etc.
Para que una Línea Ética sea efectiva, debe permitir la presentación de denuncias confidenciales, así como asegurarle al denunciante de que no se tomarán represalias de ningún tipo contra su persona. Por el contrario, la compañía debe fomentar la denuncia de cualquier acto indebido a través de su línea, y por ningún motivo silenciar o tomar acciones negativas contra el denunciante.
La Línea Ética se suele ubicar en un apartado de la página web de la compañía que sea de acceso público y fácil identificación. En caso la organización no cuente con una web, es recomendable crear una dirección de correo electrónico específica para recibir las denuncias, y revisarla periódicamente. La gestión y resolución de las denuncias debe estar a cargo de un empleado con cierta jerarquía y conocimientos legales. En empresas de menor tamaño, suele recaer en el abogado de la compañía o, en su defecto, en el gerente general.
Una vez que la empresa cuente con su Código y Línea Éticos, debe compartirlos con todos sus colaboradores y partes interesadas. Esto tendrá un gran impacto en cómo los empleados perciben la empresa para la que trabajan, así como en su reputación en el mercado. Si sumamos a estos esfuerzos un correcto tone at the top y controles para mitigar los riesgos más críticos de la organización, tendremos un programa de cumplimiento corporativo en buena dirección. Así, no solo la empresa estará más protegida de violaciones de cumplimiento, sino que también la sociedad la empezará a percibir como una compañía que prioriza la ética y no solo busca aumentar sus utilidades. Existe un programa de cumplimiento adecuado para cada realidad corporativa, está en cada empresa el diseñarlo e implementarlo.
