Claudia Tenorio Pineda
Abogada titulada con mención por la Universidad de Lima y con estudios en la Universidad de California, Davis. Candidata al Master in Occupational Safety and Health por la Universidad de Turín, Italia. Miembro de la ICOH.
Sumario: 1. Introducción, 2. Documentación a entregarse al cese, 3. Recomendaciones
- Introducción
Cuando se da fin a un vínculo laboral, sea cual sea el motivo de cese (renuncia, despido arbitrario, mutuo disenso, u otro), el empleador se encuentra en la obligación de entregar a su trabajador determinada documentación.
Por ello, la finalidad del presente artículo es dar un alcance sobre la documentación que todo empleador debe otorgar al momento de concluir una relación laboral.
- Documentación a entregarse al cese
Dentro de las 48 horas de culminado el vínculo laboral, el empleador se encuentra en la obligación de hacer entrega de los siguientes documentos del cese a su trabajador:
a. Liquidación de Beneficios Sociales. El empleador debe hacer entrega de un documento que consigne todos los conceptos adeudados a la fecha de cese. Entre ellos, los más comunes son los siguientes: compensación por tiempo de servicios, gratificaciones legales, bonificación extraordinaria (Ley No. 30334) y vacaciones. A su vez, dicho documento puede incluir las remuneraciones correspondientes al mes de cese (por ejemplo, remuneración básica y asignación familiar).
b. Boleta de pago del mes de cese. En caso las remuneraciones del mes no se encuentren incluidas en la Liquidación mencionada en el punto anterior, corresponde la entrega de la boleta de pago del mes.
c. Certificado de trabajo. Corresponde hacer entrega de un certificado en el que se indique, entre otros aspectos, el tiempo de servicios del trabajador y la naturaleza de las labores desempeñadas. Asimismo, es factible incluir una apreciación con relación a la conducta o rendimiento del trabajador.
d. Carta de retiro de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS). Con periodicidad semestral, todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, tiene derecho a que su empleador realice depósitos por dicho beneficio.
Los depósitos deben realizarse dentro de los primeros quince (15) días naturales de los meses de mayo y noviembre de cada año. Si el último día es inhábil, el depósito puede efectuarse el primer día hábil siguiente.
Ahora bien, al culminar el vínculo laboral, los trabajadores tienen derecho a retirar dichos depósitos. Para ello, es necesario que el trabajador presente ante la entidad financiera depositaria, la certificación del empleador en la que se acredita el cese. En tal sentido, es obligación del empleador el entregar dicha Comunicación.
e. Comprobante de Retenciones por Aportes al Sistema de Pensiones. Los empleadores que realicen aportes y retenciones por concepto de prestaciones previsionales están obligados a entregar al trabajador el Comprobante de Retenciones por Aportes al Sistema de Pensiones.
Si bien en la práctica, dicho documento no suele ser facilitado, mi sugerencia es que sea entregado al trabajador al momento del cese.
Los documentos antes mencionados son aplicables a los trabajadores adscritos al régimen laboral de la actividad privada. Sin perjuicio de ello, en cada escenario de cese, es posible que los trabajadores involucrados también suscriban documentación adicional. Por ejemplo, de tratarse de un cese por motivo de mutuo disenso, suscribirán un Convenio de Cese por Mutuo Disenso.
- Recomendaciones
Mi recomendación es verificar que, efectivamente, se hizo entrega de todos los documentos que se detallan en el punto anterior. Luego de ello, sugiero que cada uno sea revisado detenidamente a fin de verificar lo siguiente:
a. La información personal del trabajador se ajusta a la realidad. Sugiero tener especial cuidado al momento de validar el nombre completo y Documento Nacional de Identidad (DNI) o Carné de Extranjería.
b. Los cálculos realizados en la Liquidación de Beneficios Sociales (ingresos, descuentos y retenciones, y monto neto) se encuentran conforme a ley.
c. La Carta de retiro de CTS debe incluir la información del representante legal que suscribe la misma (como mínimo, nombre completo y documento de identidad). Ello debido a que, de lo contrario, podría ser observada por la entidad financiera depositaria de dicho beneficio.
d. Todos los documentos entregados han sido suscritos por el representante legal de la empresa con poderes suficientes para ello.
Finalmente, recomiendo revisar la documentación que ha sido entregada por el empleador a lo largo de la relación laboral. Ello para verificar que, no se encuentra pendiente la entrega de documento alguno (por ejemplo, una boleta de pago) y, de encontrarse pendiente algún documento, sea entregado en esta oportunidad
